Die häufigsten Fehler bei Digitalisierungsprojekten
Viele Digitalisierungsprojekte scheitern nicht an der Technologie, sondern an den Entscheidungen, die bereits zu Beginn getroffen werden.
In unserer Erfahrung begegnen wir immer wieder denselben Mustern.
Fehler 1: Digitalisierung ohne klare Strategie
Viele Unternehmen kaufen neue Software, bevor sie ihre Prozesse verstanden haben.
Dabei sollte die erste Frage nie lauten:
„Welche Software brauchen wir?“ Sondern:
„Welches Problem wollen wir lösen?“ Wer diesen Schritt überspringt, digitalisiert häufig bestehende Ineffizienzen anstatt sie zu beseitigen.
Fehler 2: Prozesse werden an die Software angepasst
Ein weiteres häufiges Problem besteht darin, dass Unternehmen ihre Abläufe vollständig an eine Standardsoftware anpassen.
Das führt oft dazu, dass bewährte Prozesse unnötig kompliziert werden.
Besser ist es, wenn sich die Software den entscheidenden Geschäftsprozessen anpasst – nicht umgekehrt.
Standardsoftware sollte dort eingesetzt werden, wo sie einen klaren Mehrwert bietet.
Individuelle Erweiterungen schaffen Flexibilität genau dort, wo Unternehmen sich vom Wettbewerb unterscheiden.
Fehler 3: Daten werden mehrfach gepflegt
Doppelte Datenerfassung gehört zu den grössten Produktivitätsbremsen.
Typische Beispiele:
- Kunden werden separat im ERP und CRM angelegt.
- Lieferanten existieren in mehreren Systemen.
- Projektinformationen werden zusätzlich in Excel geführt.
- Dokumente liegen gleichzeitig auf Netzlaufwerken, SharePoint und lokalen Rechnern.
Mit jeder zusätzlichen Datenquelle steigt die Wahrscheinlichkeit für Fehler und Inkonsistenzen.
Fehler 4: Digitalisierung wird als IT-Projekt betrachtet
Digitalisierung betrifft nicht nur die IT-Abteilung.
Sie betrifft:
- Vertrieb
- Projektleitung
- Service
- Einkauf
- Administration
- Geschäftsleitung
Nur wenn alle Bereiche gemeinsam betrachtet werden, entstehen durchgängige Prozesse.
Fehler 5: Zu grosse Projekte
Viele Unternehmen planen sofort die vollständige Digitalisierung.
Dadurch entstehen Projekte über mehrere Jahre.
Mit entsprechend hohem Risiko.
Erfolgreiche Unternehmen gehen anders vor.
Sie lösen zuerst ein konkretes Problem.
Danach folgt der nächste Schritt.
So entstehen messbare Erfolge bereits nach kurzer Zeit.
Build vs. Buy - Standardsoftware oder Individualsoftware?
Diese Frage stellt sich heute fast jedes Unternehmen.
Die Antwort lautet jedoch selten entweder oder.
Moderne IT-Landschaften bestehen meist aus einer Kombination beider Ansätze.
Standardsoftware eignet sich besonders für:
- Buchhaltung
- Lohnwesen
- Office
- ERP-Grundfunktionen
- CRM-Basisfunktionen
Diese Prozesse unterscheiden sich zwischen Unternehmen meist nur gering.
Individualsoftware eignet sich besonders für:
- spezielle Projektabläufe
- branchenspezifische Prozesse
- Dashboards
- KI-Assistenten
- Schnittstellen
- Kundenportale
- Lieferantenportale
- mobile Apps
- Automatisierungen
Genau hier entstehen häufig die grössten Wettbewerbsvorteile.
Wann lohnt sich eine individuelle Erweiterung?
Eine individuelle Lösung lohnt sich besonders dann, wenn mindestens einer der folgenden Punkte zutrifft:
- Informationen müssen mehrfach erfasst werden.
- Mitarbeitende arbeiten täglich mit Excel als Zwischenlösung.
- Systeme kommunizieren nicht miteinander.
- Viele Prozesse laufen manuell ab.
- Kennzahlen sind nur mit grossem Aufwand verfügbar.
- Kunden warten unnötig lange auf Informationen.
- KI kann nicht auf alle Unternehmensdaten zugreifen.
Treffen mehrere dieser Punkte zu, ist das Potenzial meist erheblich.
Die Wirtschaftlichkeit moderner Digitalisierung
Viele Geschäftsführer fragen zuerst nach den Investitionskosten.
Die wichtigere Frage lautet jedoch:
Wie hoch sind die heutigen Prozesskosten?
Ein Beispiel.
Ein Unternehmen spart:
- 15 Mitarbeitende
- je 30 Minuten pro Tag
- 220 Arbeitstage
Das ergibt:
1'650 eingesparte Arbeitsstunden pro Jahr.
Bei einem kalkulatorischen Stundenansatz von CHF 90 entstehen jährliche Einsparungen von:
CHF 148'500 Dabei sind schnellere Projektabwicklung, weniger Fehler und höhere Kundenzufriedenheit noch gar nicht berücksichtigt.
In vielen Fällen amortisieren sich Digitalisierungsprojekte dadurch deutlich schneller als erwartet.
Die Checkliste für Geschäftsführer
Wenn Sie mindestens fünf der folgenden Fragen mit Ja beantworten, lohnt sich eine vertiefte Analyse Ihrer Systemlandschaft.
- Kundendaten werden mehrfach gepflegt.
- Excel ersetzt wichtige Unternehmensprozesse.
- Mitarbeitende suchen täglich Informationen.
- ERP und CRM sind nicht vollständig verbunden.
- Dokumente liegen an mehreren Speicherorten.
- Dashboards müssen manuell erstellt werden.
- Informationen werden häufig per E-Mail weitergeleitet.
- Es existieren doppelte Datenbestände.
- Prozesse funktionieren nur dank einzelner Schlüsselpersonen.
- KI-Projekte liefern bisher keinen echten Mehrwert.
Je mehr Punkte zutreffen, desto grösser ist das wirtschaftliche Potenzial.
Die Zukunft gehört vernetzten Unternehmen
In den kommenden Jahren wird sich der Wettbewerb weiter verschärfen.
Nicht durch mehr Software.
Sondern durch bessere Nutzung vorhandener Informationen.
Unternehmen, die ihre Daten intelligent verbinden,
- treffen bessere Entscheidungen,
- reagieren schneller,
- automatisieren mehr Prozesse,
- schaffen Transparenz,
- erhöhen ihre Produktivität,
- schaffen die Grundlage für den erfolgreichen Einsatz künstlicher Intelligenz.
Die eigentliche Innovation liegt nicht in einer weiteren Software.
Sie liegt in der intelligenten Verbindung bestehender Systeme.
Fazit
Die meisten Schweizer KMU verfügen bereits heute über alle notwendigen Daten, um deutlich effizienter zu arbeiten. Das eigentliche Potenzial liegt nicht in der Einführung weiterer Softwarelösungen, sondern in der intelligenten Vernetzung bestehender Systeme. Wer Prozesse analysiert, Daten integriert und gezielt automatisiert, reduziert Kosten, schafft Transparenz und legt die Grundlage für nachhaltiges Wachstum sowie den erfolgreichen Einsatz künstlicher Intelligenz.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Muss unser ERP ersetzt werden?
Nicht zwingend. In vielen Fällen können bestehende ERP-Systeme durch individuelle Module, APIs und Schnittstellen sinnvoll erweitert werden.
Was kostet eine Systemintegration?
Das hängt von der Anzahl der Systeme und der Komplexität der Prozesse ab. Häufig lassen sich bereits mit kleinen Integrationsprojekten grosse Effizienzgewinne erzielen.
Für welche Unternehmen lohnt sich eine individuelle Softwarelösung?
Besonders für Unternehmen mit vielen wiederkehrenden Prozessen, mehreren Softwarelösungen oder hohem Koordinationsaufwand – beispielsweise in den Bereichen Bau, HLKS, Elektro, Industrie oder Dienstleistung.
Kann KI ohne Systemintegration sinnvoll eingesetzt werden?
Grundsätzlich ja – ihr Potenzial bleibt jedoch stark eingeschränkt, wenn Unternehmensdaten auf verschiedene Systeme verteilt sind.
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Denn nachhaltige Digitalisierung beginnt nicht mit neuer Software. Sie beginnt mit den
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