Schweizer KMU sitzen auf einem Datenschatz - nutzen ihn aber nicht

Fast jedes Schweizer KMU hat in den vergangenen Jahren in Digitalisierung investiert.

Ein ERP-System wurde eingeführt. Ein CRM ergänzt den Vertrieb. Für Serviceaufträge existiert eine eigene Lösung. Die Buchhaltung arbeitet mit einer Finanzsoftware. Dokumente liegen in SharePoint, OneDrive oder einem DMS. Projektleiter verwalten Aufgaben in einer separaten Software und zusätzlich existieren unzählige Excel-Dateien.

Auf den ersten Blick scheint alles digitalisiert.

In der Realität arbeiten jedoch viele dieser Systeme vollkommen unabhängig voneinander.

Informationen werden mehrfach erfasst.

Kundenadressen unterscheiden sich zwischen ERP und CRM.

Projektinformationen existieren an drei verschiedenen Orten.

Mitarbeitende kopieren Daten täglich von einem System ins nächste.

Diese sogenannten Insellösungen gehören heute zu den grössten versteckten Kostenfaktoren in Schweizer Unternehmen.

Das Problem besteht nicht darin, dass Unternehmen die falsche Software besitzen.

Das Problem besteht darin, dass diese Software nicht miteinander kommuniziert.

Digitalisierung bedeutet nicht automatisch Effizienz

Viele Unternehmen setzen Digitalisierung mit dem Kauf neuer Software gleich.

Doch neue Software alleine verbessert keinen Prozess.

Im Gegenteil.

In vielen Unternehmen entstehen mit jeder zusätzlichen Anwendung neue Schnittstellenprobleme.

Ein typisches Beispiel aus einem Gebäudetechnikunternehmen:

Jedes dieser Systeme erfüllt seinen Zweck.

Gemeinsam bilden sie jedoch keinen durchgängigen Prozess.

Dadurch entstehen Medienbrüche.

Mitarbeitende verbringen täglich Zeit mit:

Diese Arbeiten schaffen keinen Mehrwert für den Kunden.

Sie kosten lediglich Zeit.

Was genau sind Insellösungen?

Von einer Insellösung spricht man immer dann, wenn eine Software nur für sich selbst arbeitet und Informationen nicht automatisch mit anderen Systemen austauscht.

Typische Beispiele sind:

Jedes einzelne System funktioniert.

Doch sobald Informationen mehrfach gepflegt werden müssen, entstehen unnötige Kosten.

Die versteckten Kosten bemerkt fast niemand

Die meisten Geschäftsführer sehen lediglich die Lizenzkosten einer Software.

Die eigentlichen Kosten entstehen jedoch im Tagesgeschäft.

Nehmen wir ein Beispiel.

Ein Mitarbeitender benötigt durchschnittlich lediglich fünf Minuten pro Auftrag, um Daten zwischen verschiedenen Systemen zu übertragen.

Bei:

entstehen bereits mehrere tausend Stunden manueller Zusatzaufwand pro Jahr.

Dazu kommen:

Die finanziellen Auswirkungen liegen häufig im sechsstelligen Bereich – ohne dass sie jemals separat ausgewiesen werden.

Warum Excel selten das eigentliche Problem ist

Excel wird häufig als Ursache genannt.

Dabei ist Excel meistens lediglich ein Symptom.

Mitarbeitende erstellen eigene Listen, weil ihnen Informationen aus den bestehenden Systemen fehlen.

Sie benötigen:

Wenn diese Daten nicht automatisch verfügbar sind, entstehen Schattenprozesse.

Excel ersetzt dann fehlende Schnittstellen.

Nicht weil Mitarbeitende Excel lieben.

Sondern weil Prozesse nicht vollständig digitalisiert wurden.

Warum immer mehr Schweizer Unternehmen auf individuelle Erweiterungen setzen

Viele Unternehmen glauben zunächst, sie müssten ihr bestehendes ERP vollständig ersetzen.

In der Praxis zeigt sich jedoch häufig das Gegenteil.

Die meisten modernen ERP-Systeme verfügen heute über:

Dadurch lassen sich bestehende Systeme intelligent erweitern.

Anstatt Millionen in eine komplette ERP-Migration zu investieren, können gezielte Module entwickelt werden, welche:

Gerade im Schweizer Bau- und Gebäudetechnikmarkt ist dieser modulare Ansatz häufig wirtschaftlicher als ein vollständiger Systemwechsel.

KI funktioniert nur mit vernetzten Daten

Seit dem Durchbruch generativer KI möchten viele Unternehmen künstliche Intelligenz produktiv einsetzen.

Doch genau hier zeigt sich ein häufig unterschätztes Problem.

Eine KI kann nur mit den Daten arbeiten, die ihr zur Verfügung stehen.

Sind Informationen über verschiedene Systeme verteilt, doppelt vorhanden oder widersprüchlich, liefert auch die KI keine verlässlichen Ergebnisse.

Deshalb beginnt jede erfolgreiche KI-Strategie nicht mit einem Chatbot oder einem Assistenten.

Sie beginnt mit einer sauberen Datenbasis.

Erst wenn ERP, CRM, Dokumentenmanagement, Projektverwaltung und Servicedaten intelligent miteinander verbunden sind, kann KI ihr volles Potenzial entfalten – von automatisierten Auswertungen bis hin zu intelligenten Suchassistenten und Entscheidungsunterstützung.

Fazit von Teil 1

Viele Schweizer KMU investieren jedes Jahr in neue Software, ohne das eigentliche Problem zu lösen. Nicht die Anzahl der Systeme entscheidet über den Erfolg der Digitalisierung, sondern deren Zusammenspiel. Wer Daten intelligent vernetzt, reduziert manuelle Arbeit, schafft Transparenz und legt gleichzeitig die Grundlage für Automatisierung und den erfolgreichen Einsatz von KI.

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Weiterführend

Moritz Lengacher
Lengacher & Partner GmbH
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