Warum künstliche Intelligenz ohne Datenintegration scheitert

Seit Ende 2022 hat künstliche Intelligenz die Unternehmenswelt grundlegend verändert. Fast jedes Schweizer KMU beschäftigt sich heute mit Chatbots, KI-Assistenten oder automatisierter Dokumentenanalyse.

Dennoch scheitern viele Projekte bereits nach kurzer Zeit.

Nicht weil die KI schlecht wäre.

Sondern weil die Datenbasis fehlt.

Eine moderne KI kann nur auf Informationen zugreifen, die ihr tatsächlich zur Verfügung stehen.

Liegen Kundeninformationen im CRM, Projektdokumente im SharePoint, Offerten im ERP, Serviceberichte in einer mobilen App und Verträge zusätzlich in OneDrive, entsteht für die KI kein vollständiges Gesamtbild.

Das Resultat sind unvollständige Antworten, falsche Schlussfolgerungen und fehlendes Vertrauen der Mitarbeitenden.

Deshalb beginnt jede erfolgreiche KI-Strategie mit einer einfachen Frage:

Sind unsere Unternehmensdaten bereits intelligent miteinander verbunden?

Die grösste Herausforderung ist nicht die KI - sondern die Datenqualität

Viele Unternehmen investieren zuerst in neue KI-Lösungen.

Dabei wird häufig vergessen, dass künstliche Intelligenz keine fehlerhaften Prozesse korrigiert.

Sie beschleunigt sie lediglich.

Sind Stammdaten unvollständig, existieren doppelte Kunden oder fehlen aktuelle Projektinformationen, arbeitet die KI automatisch mit denselben Fehlern weiter.

Deshalb gilt heute ein Grundsatz:

Garbage in – Garbage out.

Je besser die Datenqualität, desto besser werden auch die Ergebnisse der künstlichen Intelligenz.

Der intelligente Unternehmensassistent

Eine der spannendsten Entwicklungen der kommenden Jahre wird der unternehmensinterne KI- Assistent sein.

Nicht als Ersatz für Mitarbeitende.

Sondern als intelligenter Wissenszugang.

Stellen Sie sich folgende Situation vor.

Ein Projektleiter fragt:

"Zeige mir alle Informationen zum Projekt Schulhaus Musterdorf." Innerhalb weniger Sekunden durchsucht der Assistent:

Anschliessend erhält der Mitarbeitende keine Liste von Dateien.

Sondern eine verständliche Zusammenfassung.

Zum Beispiel:

Der Zeitgewinn ist enorm.

Schluss mit endlosen Ordnerstrukturen

Nahezu jedes Unternehmen kennt diese Situation.

Ein Mitarbeiter sucht einen Vertrag.

Er weiss ungefähr:

Den Speicherort kennt jedoch niemand mehr.

Also beginnt die Suche.

SharePoint.

OneDrive.

Netzlaufwerke.

E-Mails.

Alte Projektordner.

Lokale Dateien.

Nicht selten dauert diese Suche länger als die eigentliche Bearbeitung.

Ein KI-gestützter Suchassistent verändert genau diesen Prozess.

Statt Ordner zu durchsuchen, stellen Mitarbeitende einfach Fragen.

Beispielsweise:

"Zeige mir den Wartungsvertrag der Liegenschaft Sonnenhof." Oder:

"Welche Dokumente betreffen das Projekt XY?" Oder:

"Welche Version des Brandschutzkonzepts wurde zuletzt freigegeben?" Die KI liefert sofort die passende Antwort.

Praxisbeispiel: HLKS-Unternehmen

Ein HLKS-Unternehmen betreut mehrere hundert Serviceverträge.

Vor Einführung einer intelligenten Datenplattform mussten Mitarbeitende Informationen aus verschiedenen Quellen zusammensuchen.

Nach der Vernetzung genügt heute eine einzige Suchanfrage.

Innerhalb weniger Sekunden erscheinen:

Der Mitarbeiter spart pro Anfrage mehrere Minuten.

Über das gesamte Unternehmen summiert sich daraus ein erheblicher wirtschaftlicher Vorteil.

KI ersetzt keine Mitarbeitenden

Ein häufiges Missverständnis besteht darin, dass KI Personal ersetzen soll.

In der Praxis zeigt sich jedoch etwas anderes.

Die grössten Produktivitätsgewinne entstehen, wenn KI Mitarbeitende unterstützt.

Zum Beispiel durch:

Der Mensch trifft weiterhin die Entscheidungen.

Die KI liefert die Informationen.

ERP ersetzen oder intelligent erweitern?

Viele Unternehmen stehen irgendwann vor derselben Frage.

Brauchen wir ein neues ERP?

Oder reicht eine Erweiterung?

Die Antwort lautet erstaunlich oft:

Es kommt darauf an.

Ein ERP-Wechsel ist sinnvoll, wenn das bestehende System:

In vielen anderen Fällen genügt jedoch eine intelligente Erweiterung.

Dadurch bleiben bestehende Investitionen erhalten.

Die Mitarbeitenden können weiterhin mit vertrauten Systemen arbeiten.

Gleichzeitig entstehen neue digitale Möglichkeiten.

Die Roadmap erfolgreicher Unternehmen

Aus unserer Erfahrung verlaufen erfolgreiche Digitalisierungsprojekte meist nach einem ähnlichen Muster.

Phase 1: Prozesse verstehen

Nicht Software.

Sondern Abläufe.

Wo entstehen Wartezeiten?

Wo werden Informationen doppelt gepflegt?

Wo entstehen Medienbrüche?

Phase 2: Daten analysieren

Welche Informationen existieren bereits?

Welche Systeme enthalten welche Daten?

Wo entstehen Inkonsistenzen?

Phase 3: Systeme verbinden

APIs Schnittstellen Automatisierungen Synchronisationen

Phase 4: Management-Dashboards

Jetzt werden Kennzahlen sichtbar.

In Echtzeit.

Nicht mehr am Monatsende.

Phase 5: KI integrieren

Erst jetzt lohnt sich künstliche Intelligenz.

Denn nun arbeitet sie auf einer sauberen Datenbasis.

Digitalisierung ist kein IT-Projekt

Der vielleicht wichtigste Gedanke dieses gesamten Artikels lautet:

Digitalisierung ist kein Softwareprojekt.

Es ist ein Unternehmensprojekt.

Die erfolgreichsten Unternehmen digitalisieren nicht möglichst viele Prozesse.

Sie digitalisieren die richtigen Prozesse.

Und sie stellen sicher, dass Informationen dort verfügbar sind, wo Entscheidungen getroffen werden.

Genau darin liegt der eigentliche Wettbewerbsvorteil.

Fazit von Teil 3

Künstliche Intelligenz entfaltet ihren grössten Nutzen nicht durch spektakuläre Chatbots oder automatisierte Texte, sondern durch den intelligenten Zugriff auf das vorhandene Unternehmenswissen. Wer heute ERP, CRM, Dokumentenmanagement und weitere Systeme miteinander verbindet, schafft die Grundlage für schnellere Entscheidungen, effizientere Prozesse und einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil. Die Zukunft gehört nicht Unternehmen mit der meisten Software, sondern jenen, die ihre Daten intelligent vernetzen.

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Weiterführend

Moritz Lengacher
Lengacher & Partner GmbH
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