Systemintegration im KMU-Alltag: Praxisbeispiele, ROI und moderne Systemarchitektur

Warum gerade Bau- und Gebäudetechnikunternehmen besonders betroffen sind

Kaum eine Branche arbeitet heute mit so vielen unterschiedlichen Softwaresystemen wie das Schweizer Bau- und Gebäudetechnikgewerbe.

Ein mittelgrosses HLKS- oder Elektrounternehmen nutzt häufig gleichzeitig:

• Branchenlösung oder ERP
• CRM
• Zeiterfassung
• Projektmanagement
• Service-Management
• Dokumentenmanagement
• Outlook und Microsoft 365
• SharePoint oder OneDrive
• CAD-Systeme
• Kalkulationssoftware
• Lagerverwaltung
• Finanzbuchhaltung
• BI- oder Reporting-Lösungen

Jedes dieser Systeme erfüllt einen wichtigen Zweck.

Die eigentliche Herausforderung entsteht jedoch zwischen den einzelnen Anwendungen.

Denn genau dort findet der Grossteil der täglichen Arbeit statt.

Informationen werden gesucht.

Dateien werden verschoben.

Kundendaten werden mehrfach gepflegt.

Offerten werden exportiert.

Rapporte werden manuell übertragen.

Serviceberichte landen per E-Mail statt automatisch im ERP.

Dadurch entstehen hunderte kleiner Zeitverluste – jeden einzelnen Tag.

Ein typischer Arbeitstag ohne Systemintegration

Stellen wir uns einen Projektleiter eines Gebäudetechnikunternehmens vor.

Am Morgen erhält er eine E-Mail eines Kunden.

Die Kundendaten öffnet er im CRM.

Die Offerte befindet sich im ERP.

Die aktuelle Projektplanung liegt im Projektmanagementsystem.

Pläne befinden sich im SharePoint.

Der Servicerapport wurde gestern über eine mobile App erstellt.

Die Materialbestellung wurde separat ausgelöst.

Die Nachkalkulation existiert noch gar nicht.

Bevor überhaupt eine Entscheidung getroffen werden kann, müssen Informationen aus sechs verschiedenen Anwendungen zusammengesucht werden.

Dieser Vorgang dauert vielleicht zehn Minuten.

Bei zwanzig ähnlichen Situationen pro Tag entstehen bereits mehrere Stunden reine Sucharbeit.

Nicht Wertschöpfung.

Nicht Kundenbetreuung.

Nicht Projektarbeit.

Sondern Informationssuche.

Warum Informationssuche zu den teuersten Prozessen gehört

Viele Geschäftsführer unterschätzen die Kosten der Informationssuche erheblich.

Ein Mitarbeiter mit einem Stundenansatz von beispielsweise CHF 85 verursacht bereits hohe Kosten, wenn täglich nur wenige Minuten verloren gehen.

Rechnen wir konservativ:

• 40 Mitarbeitende
• durchschnittlich 20 Minuten Suchzeit pro Tag
• 220 Arbeitstage

Das ergibt:

2'933 Arbeitsstunden pro Jahr.

Bei CHF 85 pro Stunde entspricht dies:

CHF 249'305 jährliche Produktivitätskosten.

Dabei wurden Fehler, Doppelarbeit oder Verzögerungen noch gar nicht berücksichtigt.

Die grössten versteckten Kosten entstehen nicht in der IT

Wenn Unternehmen über Digitalisierung sprechen, wird häufig über Softwarelizenzen diskutiert.

Ob ein ERP CHF 300 oder CHF 600 pro Benutzer kostet.

Ob Microsoft 365 etwas teurer wird.

Dabei entstehen die eigentlichen Kosten ganz woanders.

Nämlich bei:

• fehlenden Informationen
• Wartezeiten
• Rückfragen
• manuellen Freigaben
• Medienbrüchen
• doppelt gepflegten Stammdaten
• fehlerhaften Daten

Softwarelizenzen machen häufig nur einen kleinen Teil der tatsächlichen Digitalisierungskosten aus.

Die grössten Kosten entstehen durch ineffiziente Prozesse.

Die meisten Unternehmen besitzen bereits alle notwendigen Daten

Ein interessanter Punkt zeigt sich beinahe in jedem Digitalisierungsprojekt.

Die benötigten Informationen existieren bereits.

Sie liegen lediglich verteilt.

Beispielsweise:

Das ERP kennt:

• Kunden
• Projekte
• Rechnungen
• Artikel
• Offerten

Das CRM kennt:

• Ansprechpartner
• Verkaufschancen
• Termine
• Gesprächsnotizen

SharePoint kennt:

• Dokumente
• Verträge
• Pläne

Das Servicemanagement kennt:

• Rapporte
• Wartungen
• Einsätze

Die Geschäftsleitung möchte jedoch lediglich eine einfache Frage beantworten:

"Welche Projekte entwickeln sich aktuell wirtschaftlich kritisch?" Obwohl sämtliche Daten vorhanden sind, kann diese Frage häufig nicht auf Knopfdruck beantwortet werden.

Moderne Unternehmen denken nicht mehr in Software

Früher wurde Software als einzelne Lösung betrachtet.

Heute verändert sich dieses Denken.

Moderne Unternehmen betrachten Software vielmehr als Ökosystem.

Dabei spielt es kaum eine Rolle, aus welchem System Informationen stammen.

Entscheidend ist lediglich:

• Sind die Daten aktuell?
• Sind sie vollständig?
• Sind sie automatisiert verfügbar?

Dadurch entstehen völlig neue Möglichkeiten.

Beispielsweise:

Ein Kunde ruft an.

Bereits während des Telefonats sieht der Mitarbeiter:

• sämtliche Projekte
• offene Rechnungen
• Wartungsverträge
• letzte Serviceeinsätze
• Ansprechpartner
• E-Mails
• Dokumente
• Pläne
• KI-Zusammenfassung aller bisherigen Kommunikation

Alles innerhalb weniger Sekunden.

APIs - der Schlüssel moderner Digitalisierung

Der Begriff API fällt heute beinahe in jedem Digitalisierungsprojekt.

API steht für Application Programming Interface.

Vereinfacht bedeutet dies:

Zwei Softwaresysteme können automatisch Informationen austauschen.

Anstatt Kundendaten mehrfach zu erfassen, werden sie automatisch synchronisiert.

Ein Beispiel:

Ein neuer Kunde wird im CRM erstellt.

Ohne API:

• Kunde wird zusätzlich im ERP angelegt.
• Danach im Servicetool.
• Anschliessend im Newsletter-System.
• Danach im Supportportal.

Mit API:

Der Datensatz entsteht einmal.

Alle übrigen Systeme aktualisieren sich automatisch.

Individualsoftware ersetzt keine Standardsoftware

Ein häufiger Irrtum lautet:

"Wir benötigen eine komplett neue Software." In vielen Projekten ist genau das nicht notwendig.

Individualsoftware ersetzt heute häufig keine bestehenden Systeme.

Sie verbindet sie.

Dadurch bleiben bestehende Investitionen erhalten.

Mitarbeitende müssen keine komplett neue Software lernen.

Bestehende Prozesse bleiben erhalten.

Lediglich die Datenflüsse werden automatisiert.

Genau deshalb setzen immer mehr Unternehmen auf modulare Erweiterungen statt auf vollständige ERP-Ablösungen.

Dashboards statt Excel-Chaos

Viele Geschäftsführer erhalten ihre wichtigsten Kennzahlen heute noch als Excel-Datei.

Teilweise sogar wöchentlich.

Dabei könnten dieselben Informationen jederzeit automatisch verfügbar sein.

Ein modernes Management-Dashboard zeigt beispielsweise in Echtzeit:

• Umsatz
• Deckungsbeiträge
• offene Offerten
• Nachkalkulationen
• Auslastung
• offene Rechnungen
• Projektfortschritt
• Servicekennzahlen
• Lagerbestände
• Liquidität

Die Daten werden automatisch aus den bestehenden Systemen zusammengeführt.

Excel wird dadurch nicht verboten.

Es wird einfach überflüssig.

Warum Unternehmen heute klein anfangen sollten

Die erfolgreichsten Digitalisierungsprojekte beginnen selten mit Grossprojekten.

Sie starten mit einem einzigen Problem.

Beispielsweise:

• automatische Offertenfreigaben
• digitale Projektübersichten
• KI-Dokumentensuche
• Servicerapporte automatisieren
• CRM mit ERP verbinden
• Dokumente automatisch Projekten zuordnen

Bereits kleine Verbesserungen erzeugen häufig einen enormen wirtschaftlichen Effekt.

Danach lässt sich die Lösung Schritt für Schritt erweitern.

So entstehen keine Grossprojekte mit jahrelanger Implementierung, sondern messbare Verbesserungen innerhalb weniger Wochen oder Monate.

Fazit von Teil 2

Die meisten Schweizer KMU benötigen keine komplett neue Softwarelandschaft. Viel häufiger liegt das Potenzial darin, bestehende Systeme intelligent miteinander zu verbinden. Moderne APIs, individuelle Erweiterungen und zentrale Datenplattformen schaffen Transparenz, reduzieren manuelle Arbeit und bilden die Grundlage für Automatisierung, aussagekräftige Dashboards und den erfolgreichen Einsatz künstlicher Intelligenz.