Mit einem realen Auftrag beginnen
Prozesskarten aus Workshops bleiben oft abstrakt. Nehmen Sie stattdessen einen kürzlich abgeschlossenen Auftrag und verfolgen Sie ihn vom Erstkontakt bis zur Nachkalkulation. Sammeln Sie E-Mails, Formulare, Fotos, Rapporte und Buchungen. So werden tatsächliche Umwege sichtbar.
- Anfrage und Qualifikation
- Offerte und Kalkulation
- Planung, Material und Ausführung
- Rapport, Nachtrag und Abrechnung
Übergaben sichtbar machen
In Bau- und Gebäudetechnikbetrieben entstehen Verluste häufig zwischen Büro, Projektleitung, Monteuren und Buchhaltung. Notieren Sie an jeder Übergabe, wer welche Information in welchem Format benötigt und was passiert, wenn sie fehlt oder verspätet eintrifft.
- Verantwortliche Person
- Eingangskanal und Dateiformat
- Pflichtinformationen
- Wartezeit und typische Rückfrage
Zeit und Marge quantifizieren
Nicht jede Unordnung ist wirtschaftlich relevant. Messen Sie Häufigkeit und Aufwand: Wie viele Offerten werden pro Monat erstellt? Wie oft fehlen Stunden oder Material? Wie viele Nachträge werden zu spät dokumentiert? Der Engpass wird in Zeit, Durchlaufzeit oder verlorener Marge ausgedrückt.
- Fälle pro Woche oder Monat
- Minuten je manueller Arbeitsschritt
- Fehler- und Rückfragequote
- Auswirkung auf Fakturierung oder Deckungsbeitrag
Daten und Systeme inventarisieren
Erfassen Sie nicht nur Software, sondern auch Excel-Dateien, Papier, WhatsApp, E-Mail und Wissen einzelner Personen. Entscheidend ist, welches System für Kunden, Projekte, Artikel, Zeiten und Dokumente führend sein soll. Ohne diese Entscheidung produziert eine neue Lösung eine weitere Insel.
- CRM oder Kundenstamm
- ERP, Kalkulation und Fakturierung
- Zeit, Rapport und Einsatzplanung
- Dokumente, Fotos und Projektkommunikation
Sollprozess in wenigen Regeln
Ein guter Sollprozess definiert Pflichtdaten, Verantwortliche, Status und Ausnahmen. Er beschreibt nicht jeden Mausklick. Für den Pilot reicht ein enges Ergebnis, etwa: vollständige Rapporte bis 17 Uhr, offene Nachträge mit Verantwortlichem oder qualifizierte Anfragen innerhalb eines Arbeitstags.
- Ein messbares Ergebnis
- Maximal fünf Kernstatus
- Klare Pflichtfelder
- Definierte Ausnahmebehandlung
Lösungsauswahl nach Anforderungen
Erst jetzt werden Standardsoftware, Integration, Low-Code oder Individualentwicklung verglichen. Jede Option muss zeigen, wie sie den Zielprozess unterstützt, welche bestehenden Systeme bleiben, wer Daten pflegt und wie ein späterer Wechsel möglich ist.
- Prozessfit statt Funktionsmenge
- Schnittstellen und Datenexport
- Rollen und mobile Nutzung
- Einführungs- und Betriebskosten
30-Tage-Pilot mit Abbruchkriterien
Begrenzen Sie den Pilot auf ein Team, einen Projekttyp oder eine Region. Erfassen Sie Ausgangswert, Zielwert und Nutzungsgrad. Wenn Pflichtdaten fehlen, Mitarbeitende den Ablauf umgehen oder die Zeitersparnis nicht eintritt, wird angepasst oder gestoppt – bevor ein grosser Rollout Kosten bindet.
- Ausgangswert vor dem Start
- Wöchentliche Nutzungsmessung
- Fachliches Feedback der Anwender
- Go-, Anpassungs- und Stop-Entscheid