Marge kommt zu spät
Projektresultate werden erst nach Abschluss oder im Jahresabschluss sichtbar; operative Korrekturen sind dann nicht mehr möglich.
Prozesse & Automatisierung · Projektmarge, Soll/Ist und Frühwarnung
Projektmargen früh erkennen - nicht erst nach dem Jahresabschluss.
Wir verbinden Offerten, Budgets, Stunden, Material, Fremdleistungen, Nachträge und Rechnungen in einer verständlichen Steuerungsschicht über Ihren bestehenden Systemen. Der Einstieg ist ein Daten- und Nachkalkulations-Check mit einem begrenzten Prototyp.
- Soll/Ist-Stunden, Material und Fremdleistungen pro Projekt vergleichen
- Offene Nachträge, WIP, Abrechnung und Margenrisiken früher sehen
- Kennzahlen für Geschäftsleitung, Projektleitung, Kalkulation und Administration trennen
Das Nachkalkulations-Dashboard ist eine L&P-Leistung zur Prozess-, KPI- und Datenstrukturierung. Es ist keine pauschale Standardsoftware und kein reines BI-Designprojekt. Je Systemlandschaft wird die technische Umsetzung mit internen Ressourcen oder einem passenden Softwarepartner realisiert. Anbieter, Hosting, Datenverarbeitung und Support werden projektspezifisch geklärt.
Systembild
Vom operativen Problem zu einem geführten Ablauf.
Ausgangslage
Konkrete Probleme statt einer unscharfen Produktdemo.
Viele Betriebe haben volle Auftragsbücher und trotzdem schwankende Margen. Die Daten sind oft vorhanden, aber nicht entscheidungsfähig verbunden. Offerte, Leistung, Stunden, Material, Nachtrag, Teilrechnung und Schlussrechnung ergeben erst gemeinsam ein belastbares Projektbild.
Soll und Ist sind nicht vergleichbar
Offertstruktur, Budget, Stundenbuchung und Kostenstellen verwenden unterschiedliche Logiken und Granularitäten.
Nachträge bleiben unsichtbar
Zusatzaufwand wird erkannt, aber nicht konsequent dokumentiert, freigegeben, fakturiert und im Forecast berücksichtigt.
Material und Fremdleistung verzerren
Bestellungen, Lager, Lieferantenrechnungen und Subunternehmerkosten werden verspätet oder projektfremd zugeordnet.
WIP und Abrechnung fehlen
Leistung, fakturierter Umsatz und offene Arbeit werden nicht gemeinsam betrachtet; Liquidität und Ergebniswirkung werden verwechselt.
Zu viele Excel-Auswertungen
Projektleiter und Administration bauen parallele Listen, deren Definitionen und Aktualität nicht übereinstimmen.
Leistungsmodell
Module, die Problem, Nutzen und Messung verbinden.
Das Dashboard beginnt nicht mit einem Chart. Zuerst werden Geschäftsfragen, KPI-Definitionen, Datenquellen, Verantwortlichkeiten und Aktualisierung festgelegt. Danach entsteht eine Auswertungsschicht, die bestehende ERP-, Zeit-, Rapport-, Einkaufs- und Rechnungsdaten zusammenführt.
Projekt-Cockpit
Auftragswert, Budget, Kosten, fakturiert, WIP, Deckungsbeitrag, Marge, Forecast und Risikostatus pro Projekt.
Ein gemeinsames Projektbild.Soll/Ist-Stunden
Kalkulierte, geplante, gebuchte und prognostizierte Stunden nach Phase, Team, Leistung oder Kostenstelle.
Frühwarnung für Produktivitätsabweichungen.Material & Fremdleistung
Budget, Bestellung, Wareneingang, Rechnung und effektive Zuordnung zum Projekt.
Kostenrisiken und Zuordnungsfehler erkennen.Nachtragsmanagement
Identifiziert, dokumentiert, angeboten, freigegeben, ausgeführt, fakturiert und offen.
Zusatzleistung konsequent in Umsatz und Forecast überführen.Abrechnung & WIP
Erbrachte Leistung, Teilrechnungen, offene Abrechnung, Akonto, Schlussrechnung und Zahlung.
Ergebnis und Liquidität sauber unterscheiden.Portfolio- und Kundenanalyse
Marge nach Projektart, Kunde, Standort, Projektleiter, Leistung, Branche und Zeitraum.
Bessere Annahme-, Preis- und Vertriebsentscheidungen.Datenqualität & Verantwortlichkeit
Fehlende Zeiten, unzugeordnete Kosten, alte Projekte, offene Nachträge und inkonsistente Stammdaten sichtbar machen.
Das Dashboard wird zum Führungsprozess statt zur schönen Oberfläche.
Rollen
Nutzen nach Rolle und Entscheidung.
Geschäftsleitung
Portfolio-Marge, Forecast, WIP, Cash-Relevanz, Verlustprojekte und profitable Kundensegmente.
Projektleitung
Soll/Ist, Kostenrisiken, offene Nachträge, Abrechnungslücken, Forecast und konkrete nächste Aktion.
Kalkulation
Rückkopplung aus abgeschlossenen Projekten: Stundenansätze, Material, Zuschläge, Leistungspositionen und Risikopuffer.
Finanzen / Administration
Unzugeordnete Kosten, offene Rapporte, fakturierbare Leistung, Teilrechnungen und Datenlücken.
Serviceleitung
Rentabilität von Regie, Kleinaufträgen, Wartung, Fahrzeit, Material und Kundengruppen.
Use Cases
Relevante Branchen und Anwendungsfälle.
Elektro
Installationsprojekte, Regie, Service, PV, Ladeinfrastruktur und wiederkehrende Gewerbekunden.
HLKS
Heizung, Lüftung, Klima, Sanitär, Service, Wartung und Sanierungsprojekte.
Bau & Ausbau
Projektphasen, Eigenleistung, Fremdleistung, Material, Nachträge und Baufortschritt.
Metall / Werkstatt
Kalkulation, Fertigung, Montage, Einkauf, Stunden und Auftragsmix.
Gartenbau
Baustellen, Maschinen, Material, Mitarbeitende, Regie und Nachträge auf ERP-Basis.
Facility / Service
Objekt-, Vertrags- und Einsatzrentabilität, wiederkehrende Leistungen und Zusatzaufträge.
Einführung
Begrenzt starten, sauber messen und bewusst entscheiden.
01
Geschäftsfragen
Welche Entscheidungen sollen Geschäftsleitung und Projektleitung wöchentlich oder monatlich treffen?
02
KPI-Definition
Begriffe wie Umsatz, Leistung, Kosten, Deckungsbeitrag, WIP, Forecast und Projektstatus verbindlich definieren.
03
Daten- und Prozesscheck
ERP, Offerten, Zeit, Rapporte, Einkauf, Kreditoren, Debitoren, Excel und Verantwortlichkeiten prüfen.
04
Datenpilot
Eine begrenzte Auswahl abgeschlossener und laufender Projekte wird zusammengeführt und fachlich validiert.
05
Prototyp
Rollenbasierte Cockpits und Drilldowns mit echten Daten; Definitionen bleiben sichtbar und prüfbar.
06
Automatisierung
Importe, Schnittstellen, Aktualisierung, Qualitätsregeln und Berechtigungen werden schrittweise produktiv gemacht.
07
Führungsrhythmus
GL- und Projektleiter-Reviews, Verantwortliche, Eskalationen und Verbesserungsbacklog werden etabliert.
KPI und Governance
Messung, die Entscheidungen unterstützt.
Definition, Datenquelle, Verantwortliche, Zielwert und Messrhythmus werden vor dem Pilot festgelegt.
Projektumsatz
Fakturierter Umsatz, erbrachte Leistung und erwarteter Endumsatz getrennt ausweisen.
Ist-Kosten
Lohn, Material, Fremdleistung, Maschinen, Spesen und weitere direkte Kosten nach definierter Logik.
Deckungsbeitrag
Erwarteter beziehungsweise realisierter Umsatz minus definierte variable und direkte Kosten.
Projektmarge
Deckungsbeitrag im Verhältnis zum relevanten Umsatz; Definition und Kostenumfang verbindlich dokumentieren.
Soll/Ist-Abweichung
Ist- oder Forecast-Stunden minus Budgetstunden; zusätzlich absolut und prozentual darstellen.
Nachtragsstatus
Potenzial, angeboten, freigegeben, ausgeführt, fakturiert und offen - Anzahl und Wert.
WIP / offene Leistung
Erbrachte, aber noch nicht fakturierte Leistung nach klarer Bewertungsregel.
Forecast at Completion
Erwarteter Endumsatz, Endkosten und Endmarge auf Basis von Ist, offenen Verpflichtungen und Restaufwand.
Datenqualität
Fehlende Zeiten, offene Rapporte, unzugeordnete Kosten, alte Stati und fehlende Projektverantwortliche.
Datenbasis
Datenquellen und fachliche Verantwortung.
Nicht nur die Schnittstelle, sondern auch Definition, Qualität und Zuständigkeit werden geprüft.
ERP / Branchenlösung
Projekt, Kunde, Auftrag, Offerte, Auftragssumme, Status, Kostenstellen und Rechnungen.
Zeiterfassung
Mitarbeiter, Datum, Stunden, Tätigkeit, Projekt, Phase und Freigabestatus.
Rapport / Service
Leistung, Material, Fahrzeit, Zusatzaufwand, Unterschrift, Bilder und Nachtragsindikator.
Einkauf / Kreditoren
Bestellung, Lieferant, Wareneingang, Rechnung, Projektbezug und offene Verpflichtung.
Debitoren
Teilrechnung, Schlussrechnung, Gutschrift, Zahlung und Fälligkeit.
Excel / Planung
Budgets, Forecast, Restaufwand und Sonderlogiken, bis eine saubere Integration möglich ist.
Leadqualifizierung
Wann der Einstieg passt - und wann bewusst nicht.
Guter Fit
- Es bestehen wiederkehrende Projekt- oder Serviceaufträge mit relevanten Stunden-, Material- oder Nachtragsanteilen.
- Mindestens ein Teil der Offert-, Projekt-, Zeit-, Kosten- und Rechnungsdaten ist digital verfügbar.
- Geschäftsleitung und Projektleitung können KPI-Definitionen und Verantwortlichkeiten gemeinsam festlegen.
- Ein Datenpilot mit ausgewählten Projekten und fachlicher Prüfung ist möglich.
- Das Unternehmen akzeptiert, dass Datenqualität und Prozessdisziplin Teil der Lösung sind.
Kein guter Fit
- Es gibt keine einheitliche Projektkennung oder keinerlei digitale Datenbasis.
- Das Dashboard soll schlechte Stammdaten, fehlende Rapporte und ungeklärte Verantwortlichkeiten automatisch heilen.
- Es wird nur eine optisch beeindruckende Oberfläche ohne Führungsrhythmus und KPI-Verantwortung gewünscht.
- Zugriffe, Datenverarbeitung, Hosting und Rollen dürfen nicht geklärt werden.
- Alle KPI und Schnittstellen sollen gleichzeitig ohne Pilot umgesetzt werden.
Illustratives Szenario - keine Referenz und keine Erfolgszusage
Illustratives Szenario: Elektrofirma mit 65 Mitarbeitenden
Die Firma hat volle Auftragsbücher, doch Projektmargen schwanken. Offerten liegen im ERP, Stunden in der Zeiterfassung, Materialkosten in Einkauf und Kreditoren, Nachträge in E-Mails und Excel. Projektleiter erkennen kritische Projekte erst spät.
Im Datenpilot werden zehn abgeschlossene und fünf laufende Projekte zusammengeführt. Gemeinsam werden Deckungsbeitrag, Soll/Ist-Stunden, Materialabweichung, Nachtragsstatus, WIP und Forecast definiert. Der Prototyp zeigt pro Projekt eine Ampel mit nachvollziehbaren Ursachen und Datenlücken.
Die Firma kann danach beurteilen, welche KPI belastbar sind, welche Datenquellen automatisiert werden müssen, welche Projekte früh eskalieren und wie Nachkalkulation in Kalkulation und GL-Review zurückfliesst. Das Szenario enthält keine erfundenen Einsparungs- oder Margenwerte.
FAQ
Häufige Fragen zu Nachkalkulations-Dashboard.
Müssen wir unser ERP ersetzen?
Nein. Der empfohlene Ansatz nutzt vorhandene Systeme und baut eine Auswertungs- und Steuerungsschicht darüber. Ein Ersatz wird nur geprüft, wenn die Kernsysteme den Prozess grundsätzlich blockieren.
Welche Daten werden benötigt?
Mindestens Projektstamm, Offert- oder Budgetwerte, Zeiten, direkte Kosten und Rechnungsinformationen. Je Use Case kommen Nachträge, WIP, Einkauf, Service und Forecast hinzu.
Was passiert bei schlechter Datenqualität?
Datenqualität wird als eigene Kennzahl sichtbar. Der Pilot zeigt, welche Lücken fachlich kritisch sind und welche Prozess- oder Stammdatenregeln zuerst verbessert werden müssen.
Ist das Dashboard Echtzeit?
Nicht zwingend. Der sinnvolle Aktualisierungsrhythmus hängt von Entscheidung, Datenquelle und Aufwand ab. Für viele Führungsfragen reicht täglich oder wöchentlich; operative Warnungen können häufiger laufen.
Wie wird Projektmarge definiert?
Gemeinsam und dokumentiert. Es muss klar sein, welche Umsatz-, Leistungs- und Kostenbestandteile einbezogen werden und wie WIP, Gemeinkosten oder interne Verrechnung behandelt werden.
Können Projektleiter nur ihre Projekte sehen?
Ja, rollenbasierte Berechtigungen gehören zum Konzept. Die konkrete Umsetzung hängt vom gewählten Daten- und Dashboard-Stack ab.
Was kostet ein Dashboard?
Der Aufwand hängt vor allem von Datenquellen, Qualität, Schnittstellen, KPI-Komplexität und Berechtigungen ab. Der Einstieg ist deshalb ein begrenzter Nachkalkulations- und Datencheck.
Wie lange dauert der Einstieg?
Ein Daten- und KPI-Check kann kompakt erfolgen. Für einen belastbaren Prototyp werden Datenzugang, fachliche Validierung und Verfügbarkeit der Verantwortlichen benötigt; pauschale Zeitgarantien werden vermieden.
Wer setzt technisch um?
Je Systemlandschaft interne IT, L&P-nahe Softwarepartner oder ein ausgewählter Technologiepartner. Rollen, Hosting, Support und Datenverarbeitung werden im Angebot festgehalten.
Wie wird das Dashboard Teil der Führung?
Durch klare Reviews, Verantwortliche, Eskalationsregeln und ein Verbesserungsbacklog. Ohne Führungsrhythmus bleibt ein Dashboard eine selten genutzte Anzeige.
Passende Vertiefung
In bestehende L&P-Prozesse und Branchen eingebettet.
Quellenbasis und Freigabehinweise
Anbieter- und Produktangaben wurden am 26.07.2026 geprüft. Dynamische Angaben, Marken-, Lizenz-, Vertrags-, Support-, Datenschutz- und Integrationsfragen werden vor einem konkreten Kundenangebot nochmals verbindlich bestätigt.
- Die bestehende L&P-Prozessanalyse nennt Offerten, Rapporte, Projektzeiten und Nachkalkulationen bereits als vorhandenes Datenpotenzial.
- Die Live-Seite empfiehlt eine modulare Auswertungsschicht über ERP, Excel und bestehenden Tools statt eines vorschnellen Systemwechsels.
- Die KPI-, Daten- und Dashboard-Spezifikation in diesem Konzept ist eine L&P-Konzeption und muss im Pilot mit dem jeweiligen Kunden fachlich validiert werden.
Nächster Schritt
Nachkalkulations-Check anfragen.
Schildern Sie kurz Ihre Ausgangslage. Lengacher & Partner ordnet ein, ob ein Check, ein begrenzter Pilot oder zuerst ein anderer Schritt sinnvoll ist.
- Bestehende Systeme und Verantwortlichkeiten werden zuerst berücksichtigt.
- Der Einstieg bleibt begrenzt, messbar und ohne garantierte Resultate.
- Anbieter-, Daten- und Vertragsrollen werden vor der Umsetzung transparent geklärt.