Projektwissen in privaten Chats
Informationen, Entscheide und Bilder sind personen- statt projektbezogen und gehen bei Ferien, Wechseln oder Geräteverlust verloren.
Prozesse & Automatisierung · Baustelle, Büro und Dokumentation verbinden
Baustellenkommunikation über WhatsApp strukturieren - ohne eine weitere App auf der Baustelle.
Valoon verbindet die gewohnte Kommunikation der Baustelle mit einer strukturierten Büro- und Projektsicht. Lengacher & Partner prüft Eignung, Pilotumfang, Rollen, Datenwege, Geräte- und Datenschutzfragen sowie die Einbindung in bestehende Systeme.
- Projektkommunikation, Fotos und Dokumente projektbezogen bündeln
- Berichte, Zeiten und Übergaben strukturierter aus dem Baustellenalltag gewinnen
- Einführung mit klarer Pilotgruppe statt unternehmensweitem Big Bang
Valoon ist ein eigenständiger Softwareanbieter. Lengacher & Partner verkauft auf der Website keine unbestätigte Eigenentwicklung. L&P übernimmt Prozessanalyse, Use-Case-Auswahl, Pilotdesign, Stakeholder- und Rollenkonzept, Integrationsklärung, Erfolgsmessung und Einführung. Marken-, Lizenz- und Partnerformulierungen werden vor Livegang mit Valoon freigegeben.
Systembild
Vom operativen Problem zu einem geführten Ablauf.
Ausgangslage
Konkrete Probleme statt einer unscharfen Produktdemo.
WhatsApp ist auf vielen Baustellen längst Realität. Das Problem ist nicht der Messenger allein, sondern die fehlende Struktur: Informationen hängen in privaten Chats, Fotos sind schwer auffindbar, Berichte werden nachgetragen und das Büro hat keinen verlässlichen Projektkontext.
Fotos ohne Kontext
Bilder werden geteilt, aber nicht sauber einem Projekt, Datum, Vorgang, Mangel oder Leistungsnachweis zugeordnet.
Berichte entstehen spät
Rapporte, Stunden oder Tagesberichte werden aus Notizen und Chatverläufen nachgebaut.
Sprachbarrieren
Teams und Subunternehmer kommunizieren in verschiedenen Sprachen; Missverständnisse kosten Zeit und Qualität.
Büro und Baustelle sehen Unterschiedliches
Projektleitung, Administration und operative Mitarbeitende arbeiten nicht mit derselben Informationslage.
Einführung neuer Apps scheitert
Die Baustelle akzeptiert keine komplizierte Software, zusätzliche Logins oder lange Schulungen.
Leistungsmodell
Module, die Problem, Nutzen und Messung verbinden.
Die Seite positioniert Valoon nicht als allgemeinen Projektmanagement-Ersatz, sondern als niedrigschwellige Kommunikations- und Dokumentationsschicht. Die Baustelle nutzt einen vertrauten Kanal, während das Büro Kommunikation, Dateien, Zeiten und Berichte strukturiert verwalten kann.
Projektkommunikation
Nachrichten, Bilder und Dokumente werden projektbezogen gebündelt und für das Büro strukturiert zugänglich.
Weniger Suchen und weniger Informationsverlust.Fotodokumentation
Baustellenfotos werden mit Projektkontext archiviert und für Nachweise, Übergaben und Rückfragen nutzbar.
Bessere Beweislage und nachvollziehbare Dokumentation.Berichte & Exporte
Projekt- oder Tagesberichte können aus strukturierten Informationen erzeugt und in gängige Formate exportiert werden.
Weniger Nacharbeit im Büro.Zeiten & Stundenzettel
Arbeitszeiten und Stundenberichte werden näher am Einsatz erfasst und projektbezogen geführt.
Schnellere und vollständigere Grundlagen für Abrechnung und Nachkalkulation.Übersetzung
Mehrsprachige Teams können Nachrichten in ihrer Sprache schreiben und empfangen.
Weniger Missverständnisse in gemischten Teams.Projektordner & Integrationen
Dokumente, Exporte, Microsoft-365- und API-Möglichkeiten werden je Systemlandschaft geprüft.
Anschluss an bestehende Ablage und Prozesse.Pilot- und Governance-Setup
Rollen, Projektstruktur, Geräte, Datenschutz, Archivierung, Verantwortlichkeiten und Erfolgs-KPI werden definiert.
Akzeptanz und kontrollierter Rollout statt Tool-Chaos.
Rollen
Nutzen nach Rolle und Entscheidung.
Bau- oder Projektleitung
Erhält projektbezogene Kommunikation, Fotos, offene Punkte und Berichte statt verstreuter Einzelchats.
Monteur / Baustellenteam
Arbeitet mit einem vertrauten Kommunikationskanal und möglichst wenig zusätzlichem Schulungsaufwand.
Administration
Bekommt strukturiertere Grundlagen für Berichte, Stunden, Abrechnung und Ablage.
Geschäftsleitung
Kann Einführung, Akzeptanz, Dokumentationsqualität und Prozesswirkung je Pilotprojekt beurteilen.
Subunternehmer
Kann in klar definierten Projekten eingebunden werden, ohne Zugriff auf die gesamte interne Systemlandschaft.
Use Cases
Relevante Branchen und Anwendungsfälle.
Elektroinstallation
Fortschrittsfotos, Planänderungen, Mängel, Regiehinweise, Material- und Einsatzkommunikation.
HLKS & Service
Objektinformationen, Störungsbilder, Serviceberichte, Rückfragen, Übergaben und mehrsprachige Teams.
Bau & Ausbau
Baustellenkommunikation, Fotodokumentation, Tagesberichte, Nachweise und Subunternehmerkoordination.
Facility & Maintenance
Objektbezogene Kommunikation, Bilder, Aufgaben, Wartungseinsätze und wiederkehrende Berichte.
Planung / Bauleitung
Kommunikation aus vielen Beteiligten in eine nachvollziehbare Projektstruktur bringen.
Kleinaufträge und Regie
Schnellere Dokumentation von geleisteter Arbeit, Zusatzaufwand und Abrechnungsgrundlagen.
Einführung
Begrenzt starten, sauber messen und bewusst entscheiden.
01
Eignungs-Check
Aktuelle Kommunikationskanäle, Projektarten, Dokumentationspflichten, Systeme und Datenschutzanforderungen aufnehmen.
02
Pilot-Use-Case
Ein klarer Vorgang wird gewählt, zum Beispiel Baustellenfotos plus Tagesbericht oder Serviceeinsatz plus Stunden.
03
Rollen und Regeln
Projektleitung, Baustelle, Büro, Subunternehmer, Geräte, Berechtigungen, Aufbewahrung und Eskalation definieren.
04
Technisches Setup
Projektstruktur, Vorlagen, Nutzer, Exporte und allfällige Microsoft-365-/API-Anbindung konfigurieren.
05
30-Tage-Pilot
Mit wenigen Projekten und einem klaren Team starten; Nutzung, Qualität, Zeitaufwand und Akzeptanz messen.
06
Review und Rollout-Entscheid
Ergebnisse, Probleme und Governance-Lücken auswerten; danach standardisieren, anpassen oder stoppen.
KPI und Governance
Messung, die Entscheidungen unterstützt.
Definition, Datenquelle, Verantwortliche, Zielwert und Messrhythmus werden vor dem Pilot festgelegt.
Nutzung
Aktive Projekte, aktive interne Nutzer, eingebundene Baustellenteams und wiederkehrende Nutzung.
Dokumentationsqualität
Anteil projektbezogener Fotos, vollständige Berichte, fehlende Pflichtangaben und Rückfragen.
Geschwindigkeit
Zeit vom Ereignis bis zur Dokumentation, Berichtserstellung und Übergabe an das Büro.
Akzeptanz
Nutzung ohne Support, Schulungsbedarf, Abbruchgründe und Feedback der Baustelle.
Prozesswirkung
Weniger Suchen, weniger doppelte Erfassung, schnellere Abrechnung und bessere Nachweise - im Pilot konkret messen.
Governance
Berechtigungen, Gerätewechsel, Austritte, Archivierung und Exporte werden korrekt abgewickelt.
Leadqualifizierung
Wann der Einstieg passt - und wann bewusst nicht.
Guter Fit
- WhatsApp oder ähnliche Messenger werden bereits im Baustellenalltag genutzt.
- Fotos, Berichte, Zeiten oder Rückfragen verursachen spürbare Nacharbeit im Büro.
- Ein begrenzter Pilot mit konkreten Projekten und verantwortlicher Projektleitung ist möglich.
- Das Unternehmen ist bereit, Rollen, Geräte, Datenschutz, Archivierung und Kommunikationsregeln zu definieren.
- Der Nutzen liegt in Kommunikation und Dokumentation, nicht in der vollständigen Ablösung des ERP oder Projektmanagements.
Kein guter Fit
- Das Unternehmen erwartet, dass Valoon das gesamte ERP, DMS oder Bauprojektmanagement ersetzt.
- Es gibt keinen Verantwortlichen für Pilot, Vorlagen, Berechtigungen und Auswertung.
- Private Geräte, WhatsApp-Nutzung oder Datenverarbeitung dürfen nicht geregelt beziehungsweise geprüft werden.
- Der Prozess ist sehr selten oder hat keinen relevanten Dokumentations- oder Kommunikationsschmerz.
- Eine unternehmensweite Einführung wird ohne Pilot und ohne Governance verlangt.
Illustratives Szenario - keine Referenz und keine Erfolgszusage
Illustratives Szenario: Elektro- und HLKS-Betrieb mit mehreren Baustellen
Ein Betrieb mit rund 70 Mitarbeitenden führt parallel Installationsprojekte, Serviceeinsätze und kleinere Regieaufträge. Fotos und Absprachen laufen über verschiedene WhatsApp-Gruppen; Berichte und Stunden werden im Büro nachgefordert.
Der Pilot startet mit drei Projekten und einem Service-Team. Definiert werden Projektgruppen, Pflichtangaben für Fotos, Tagesbericht, Stunden, Rollen, Gerätewechsel, Archivierung und Export. Projektleitung und Administration prüfen wöchentlich Datenqualität und Nacharbeit.
Nach 30 Tagen kann das Unternehmen beurteilen, ob Nutzung und Dokumentationsqualität steigen, welche Vorlagen fehlen, ob Integrationen nötig sind und für welche Projektarten sich ein Rollout lohnt. Das Szenario ist keine Rechts- oder Einsparungszusage.
FAQ
Häufige Fragen zu Valoon Baustellenkommunikation.
Was ist Valoon?
Valoon positioniert WhatsApp als Baustellen-App und stellt dem Büro eine strukturierte Plattform für Projektkommunikation, Fotos, Berichte, Zeiten, Übersetzungen und weitere Baustellenfunktionen bereit.
Müssen Baustellenmitarbeitende eine neue App lernen?
Der zentrale Ansatz ist, dass die Baustelle WhatsApp nutzt. Welche Registrierung, Einweisung und Geräteanforderungen konkret gelten, wird im Pilot geprüft.
Ersetzt Valoon unser ERP oder DMS?
In der empfohlenen L&P-Positionierung nein. Valoon ist eine Kommunikations- und Dokumentationsschicht und wird an bestehende Systeme und Prozesse angebunden, wo es sinnvoll ist.
Ist Valoon für Schweizer Unternehmen datenschutzkonform?
Der Anbieter macht Sicherheits- und Serverangaben. Für ein Schweizer Unternehmen müssen dennoch Rollen, Verträge, Auftragsbearbeitung, Geräte, Einwilligungen, Aufbewahrung und konkrete Nutzung geprüft werden. Die Website gibt keine pauschale Rechtsgarantie.
Welche Integrationen gibt es?
Der Anbieter nennt unter anderem Microsoft 365, REST API und Exporte. Die konkrete Verfügbarkeit, Lizenz und technische Eignung werden je Kundensystem validiert.
Kann Valoon mit Subunternehmern genutzt werden?
Grundsätzlich ist die Einbindung externer Beteiligter ein relevanter Use Case. Berechtigungen, Projektgrenzen, Datenzugriff und Austritte müssen sauber geregelt sein.
Wie gross sollte ein Pilot sein?
Empfohlen sind wenige Projekte, ein klarer Prozess, definierte Rollen und 20 bis 30 Tage Messzeit. Zu viele Use Cases gleichzeitig erschweren die Auswertung.
Welche Daten werden im Pilot gemessen?
Nutzung, Vollständigkeit, Zeit bis zur Dokumentation, Rückfragen, Berichtserstellung, Supportbedarf und Akzeptanz.
Wer begleitet die Einführung?
L&P führt Eignungs-Check, Pilotdesign, Rollen, Governance, Messung und Review. Produktkonfiguration und Support werden mit Valoon beziehungsweise dem vereinbarten Partner abgestimmt.
Wer ist Vertragspartner?
Lizenz-, Beratungs-, Implementations- und Datenschutzrollen werden im konkreten Angebot transparent getrennt.
Passende Vertiefung
In bestehende L&P-Prozesse und Branchen eingebettet.
Quellenbasis und Freigabehinweise
Anbieter- und Produktangaben wurden am 26.07.2026 geprüft. Dynamische Angaben, Marken-, Lizenz-, Vertrags-, Support-, Datenschutz- und Integrationsfragen werden vor einem konkreten Kundenangebot nochmals verbindlich bestätigt.
- Valoon beschreibt auf der offiziellen Website den Ansatz 'Die Baustelle nutzt WhatsApp, das Büro nutzt Valoon'.
- Der Anbieter nennt unter anderem Projektkommunikation, Fotodokumentation, Berichte, Zeiten, Übersetzung in über 50 Sprachen, Microsoft 365, REST API und Exporte.
- Sicherheits- und Hostingangaben wie deutsche Server, ISO 27001, SOC 1 & 2 Type 2 sowie geo-redundante Backups sind Anbieterangaben und müssen vertraglich geprüft werden.
Nächster Schritt
Valoon-Eignung prüfen.
Schildern Sie kurz Ihre Ausgangslage. Lengacher & Partner ordnet ein, ob ein Check, ein begrenzter Pilot oder zuerst ein anderer Schritt sinnvoll ist.
- Bestehende Systeme und Verantwortlichkeiten werden zuerst berücksichtigt.
- Der Einstieg bleibt begrenzt, messbar und ohne garantierte Resultate.
- Anbieter-, Daten- und Vertragsrollen werden vor der Umsetzung transparent geklärt.